Prima dell’incontro

È la fase preparatoria. Anche se il gruppo di lavoro è abituato e si sente sicuro in merito alla sua organizzazione e ai problemi da affrontare, soffermarsi in un momento di confronto comune per preparare l’incontro è importante: serve a non dimenticare nulla e a non dare tutto per scontato, permette di ripensare e riattualizzare le cose che si devono dire, aiuta a prepararsi all’ascolto accogliente evitando di essere prese dall’urgenza di dare informazioni e spiegazioni ai genitori con il rischio di dimenticare che troppe informazioni in una sola volta rischiano di essere ridondanti o che possano apparire troppo direttive o freddamente distaccate.

Il primo contatto

Una volta ricevuto l’elenco dei bambini accolti per il successivo anno educativo, la coordinatrice procede alla convocazione della prima riunione. La data può variare e dipende dalla definizione, da parte del comune, della lista delle persone accolte. È importante non lasciare trascorre molto tempo fra il momento in cui la graduatoria viene resa pubblica e la data dell’incontro: è importante che i genitori possano venire a contatto con il servizio in tempi relativamente brevi. L’invito avviene per telefono a cura della coordinatrice che comunica la data e lo scopo dell’incontro.

La preparazione dell’incontro

Il gruppo si confronta per la preparazione dei materiali e degli spazi e per la definizione dei “passaggi comunicativi” che verranno attuati nel corso della riunione. Per quanto riguarda i materiali è evidente che è preferibile consegnare alle famiglie testi informativi scritti che potranno rileggersi con calma a casa, anziché dovere prendere appunti durante la riunione. Da qui l’opportunità di predisporre una brochure, ossia una cartella contenente le informazioni concernenti la lista degli oggetti (fotografie dei familiari, vestiario, ecc.), il progetto educativo di massima preventivamente redatto nel quale si evidenziano gli obiettivi fondamentali del servizio, le scadenze significative, ecc. Si decide anche di predisporre le diverse stanze per la visita. Il gruppo concorda anche l’organizzazione della riunione vera e propria, concordando sia i contenuti sia le modalità comunicative. Un’educatrice è incaricata per la redazione del verbale dell’incontro. L’incontro non deve superare complessivamente le due ore.

L’organizzazione degli spazi e dei materiali

Un’opzione utile è che i genitori possano visitare prima della riunione gli spazi della struttura adeguatamente allestiti. In ogni sezione, che accoglie gruppi di bambini omogenei per età, verranno predisposti gli angoli ed esposti i materiali delle attività in relazione al tipo di attività normalmente proposte per quell’età.

L’articolazione dell’incontro

Oltre a definire i contenuti dell’incontro e avere preparato i materiali da consegnare alle famiglie, occorre anche dare alla riunione un’impronta il più possibile comunicativa, perché, al di là delle cose che dall’una e dall’altra parte verranno dette, i genitori saranno interessati a farsi un’idea del gruppo di lavoro e delle persone che accoglieremo i loro bambini e li prenderanno in carico nel corso dell’anno educativo. La prima impressione che riuscirà a dare, anche se non determinante, sarà tuttavia di importanza fondamentale.

La sede dell’incontro

Dove svolgere l’incontro? Se si è in piena estate e se l’orario previsto è per il tardo pomeriggio, la scelta può cadere sul patio o sul giardino: comunque all’aria aperta. L’importante è, ovviamente che sia attrezzato per permettere una riunione: in caso contrario è preferibile l’interno. Non va dimenticato che alcuni genitori preferiscono presentarsi entrambi e possono venire all’incontro anche con il loro bambino. Per questo, sia che l’incontro avvenga all’esterno che all’interno, tale eventualità deve essere prevista predisponendo un tappeto per i più piccoli e alcune possibilità di gioco per i più grandi.

I contenuti dell’incontro 

Una rappresentante delle educatrici accoglie i genitori alla porta. È il modo per salutare personalmente ogni nuovo arrivato e accompagnarlo presso lo spazio dell’incontro. È importante predisporre un canovaccio dell’incontro: lo scopo è di evitare di dimenticare qualcosa o di sforare nei tempi ed anche di evitare improvvisazioni. 

La struttura dell'incontro

Indicativamente, la struttura dell’incontro può essere la seguente (ma le varianti in rapporto al contesto specifico possono essere molte):

• Il saluto iniziale (svolto dalla coordinatrice insieme alla persona che nell’anno precedente era stata eletta come rappresentante dei genitori).
• Presentazione reciproca di tutti i partecipanti alla riunione: prima i genitori, poi il personale.
• Presentazione del servizio e della Cooperativa a cui è stata affidata la gestione.
• Breve illustrazione degli obiettivi educativi del nido.
• Presentazione dei differenti ruoli (che cosa fanno: la coordinatrice, il pedagogista, le educatrici, la responsabile della sicurezza e dell’alimentazione, ecc.).
• Il primo ingresso al nido a settembre e l’organizzazione del calendario per l’ambientamento: il pedagogista presenta i significati essenziali del primo ambientamento al nido, la coordinatrice ne illustra l’organizzazione, si negoziano le date, si prendono accordi sugli orari, sugli oggetti da portare, ecc.
• I materiali e gli oggetti che i genitori devono consegnare al nido prima dell’entrata dei bambini.
• Eventuali domande delle famiglie, discussione e confronto. 

Si anticipa che, prima dell’inserimento dei bambini, è previsto un colloquio (a fine agosto o nei primissimi giorni di settembre) con le educatrici della sezione e alla presenza della coordinatrice.