Il primo colloquio (o colloquio di ingresso) è atteso tanto dalle famiglie quanto dalle educatrici, è possibile organizzarlo nel mese di giugno in coincidenza con la conclusione dell’anno educativo precedente oppure i primi giorni di settembre nella fase dell’apertura del nuovo anno educativo. È necessario concordare con le famiglie un calendario degli appuntamenti che dovranno essere effettuati prima dell’ingresso dei nuovi bambini nella struttura. Il primo colloquio ha la funzione di conoscere le nuove famiglie – e nello stesso tempo di farsi conoscere – al fine di costruire una relazione che nel tempo dovrà diventare stabile e duratura. L’obiettivo di fondo consiste in uno scambio reciproco in cui le educatrici riceveranno le prime informazioni e verranno a conoscere le abitudini e le caratteristiche del singolo bambino e i genitori riceveranno informazioni circa l’organizzazione del nido e conosceranno per la prima volta le educatrici.
A seconda del momento e delle condizioni (ad esempio dall’orario di convocazione nel caso del nido in funzione) i genitori vengono accolti dalla coordinatrice e il colloquio può essere preceduto da una breve visita degli spazi del nido. È senz’altro utile che al colloquio sia presente la coordinatrice del servizio per una serie di ragioni, è tuttavia indispensabile che siano presenti le educatrici che effettivamente prenderanno in carico il bambino: i genitori sono interessati a ricevere informazioni sull’organizzazione del servizio ma soprattutto a conoscere le persone che si prenderanno cura del loro bambino. Per lo svolgimento del colloquio è importante scegliere un luogo tranquillo, riservato e in cui si possa stare comodi. L’incontro non deve essere interrotto da telefonate o da altre “urgenze” che possono emergere sul momento: durante tutto il tempo i genitori devono sentire che si tratta di un tempo interamente e pienamente dedicato a loro.
Occorre tenere presente che il colloquio (ogni colloquio e quindi tanto più il primo) è sempre un evento relazionale, e in questo caso ha lo scopo preciso di costruire una nuova relazione; ciò di cui si è parlato riguarda il futuro e perciò i contenuti emersi sono inevitabilmente influenzati dall’impatto emotivo. Poiché si tratta di una relazione biunivoca è inevitabile che genitori e educatrici reciprocamente influenzino gli uni gli altri e siano altrettanto reciprocamente influenzati gli uni dagli altri poiché ciascuno di noi – indipendentemente dall’età, dal genere e dalla cultura – assorbiamo ed emettiamo tracce emotive. È importante esserne consapevoli e per questo ripercorrere e rileggere a caldo quanto si è detto e scritto può costituire un sano esercizio. Dobbiamo essere certi di avere ascoltato senza giudicare, di non avere utilizzato toni che di ansia, di preoccupazione, di urgenza: avviene quando si danno tante informazioni velocemente e tutte in una volta, quando ci sovrapponiamo alle parole dell’altro, quando siamo talmente presi dal nostro discorso da non essere capaci di intercettare la situazione o la reazione emotiva dell’altro, non ci domandiamo come gli altri possano interpretare i nostri comportamenti. Quanto più impareremo a “decentrarci”, quanto più cioè diverremo capaci di comprendere e adeguarci a questi segnali, tanto più la nostra comunicazione sarà funzionale all’obiettivo che ci siamo prefissati.
Sul piano istituzionale il colloquio ha lo scopo di raccogliere alcune informazioni essenziali per la buona accoglienza del bambino e l’adeguata inclusione nella nuova esperienza. Proponiamo qui di seguito una possibile traccia del colloquio, tenuto conto che è importante che le informazioni sia riportate per iscritto e conservate in apposito fascicolo personale di ogni bambino:

• Creazione preliminare di un clima di serenità e di fiducia; va ricordato che in un primo incontro non è necessario chiedere tutto o dire tutto: è importante che i genitori si sentano a proprio agio e non si sentano costretti a dare informazioni che al momento non si sentono ancora di dare; è importante, d’altra parte, che il clima non sia né troppo formale e distaccato, né troppo amicale e familiare. L’incontro deve mettere i genitori a proprio agio, evitando eventuali ansie o preoccupazioni.  
• Raccolta delle informazioni anagrafiche del bambino (“Posso chiedere ora alcune informazioni del suo bambino? Ci servono per ricordare tutto quanto è necessario per aiutarlo ad inserirsi il meglio possibile …”).
• Aspetti significativi della storia del bambino e della sua famiglia. È uno sguardo sociale sulla famiglia ed è importante un atteggiamento non indagatore e soprattutto che il genitore, qualsiasi cosa dica, si senta compreso e non giudicato. Eventuali informazioni non aderenti con la realtà potranno essere analizzate in seguito, reinterpretate. L’aspettativa di fondo in generale di un genitore è di un nido appositamente attrezzato e predisposto per il proprio bambino: per questo è importante informarsi sulle sue abitudini, ritmi, orari rituali e stili di comunicazione.
• Aspettative della famiglia nei confronti del nido. Anche in questo caso è importante conoscere il punto di vista della famiglia anche nel caso emergessero attese non pienamente realistiche o inattese. 

Non va dimenticato infine, prima del commiato, di fare una sintesi di ciò che è stato detto e degli elementi salienti emersi. Di norma, il primo colloquio non dovrebbe durare più di trenta minuti.
È evidente, tuttavia, che i giochi non finiscono qui. Per il suo buon esito e per trarne il massimo vantaggio sono necessarie alcune attenzioni che ne garantiscono meglio l’utilità e l’efficacia. L’osservazione delle pratiche più diffuse potranno aiutare ognuno a fare le scelte organizzative migliori: ci limitiamo qui a segnalare alcune possibili criticità. 

Chi condurrà il primo colloquio con le famiglie? 

Non sono infrequenti le situazioni in cui la risposta è: la coordinatrice, la pedagogista o anche la coordinatrice pedagogica (nei casi nei quali i due ruoli coincidono in un’unica figura professionale. Nel caso la scelta sia questa, è necessario chiedersene le ragioni. Da un lato saranno le educatrici di riferimento della sezione che si prenderanno in carico il bambino, dall’altro la preferenza dei genitori non potrà che essere quella di conoscere e interagire con le persone che si prenderanno effettivamente cura del figlio. È utile perciò qui ancora una distinzione: esiste una pratica diffusa nella quale sono presenti al colloquio entrambe le figure ed in questo caso l’obiettivo può essere quello di manifestare ai genitori la copresenza di ruoli distinti, da un lato apparirà loro evidente che le educatrici di riferimento si prenderanno cura del bambino mentre dall’altro, nel frattempo, la coordinatrice (o pedagogista o coordinatrice pedagogica in rapporto alle differenti situazioni) si occuperà degli aspetti organizzativi, istituzionali e/o pedagogici: in questo caso l’obiettivo che potrà apparire evidente riguarda l’integrazione e interconnessione fra i differenti ruoli all’interno del complesso sistema che chiamiamo processo educativo. È utile però non dare la cosa per scontata: a volte la presenza della coordinatrice può costituire un indubbio punto di forza nel caso di educatrici che si trovano alla loro prima esperienza oppure di un gruppo-sezione che, per improvvise alternanze, subentri, sostituzioni, ecc., richiedano la necessità di dare una visione organica, coerente e unitaria al servizio. Maggiori dubbi possono invece sorgere nel caso il primo colloquio venga effettuato dalla coordinatrice (o, come detto, della pedagogista o della coordinatrice pedagogica) da sola. Se da un lato tale scelta porta a presuppore che l’intento sia di far incontrare i singoli genitori con il nido nella sua unitarietà istituzionale, i dubbi che – dall’altro – possono insorgere è senza dubbio quello di un atteggiamento di potere. Tale scelta può essere dettata da ragioni di efficienza e di garanzia, ma si tratta anche di un messaggio che non nasconde una certa ambiguità di fondo. Il messaggio fin troppo chiaro è che i genitori devono prendere a riferimento la coordinatrice nella sua qualità di punto di riferimento principale e sostanziale, mentre le educatrici hanno un ruolo subordinato ed esecutivo. Come dire: “Dite tutto a me, non preoccupatevi perché poi per qualsiasi cosa ci penserò io!”. L’obiettivo che può facilmente trasparire è quello del controllo e non dell’integrazione complementare fra ruoli; prevale inevitabilmente in questo modo un desiderio di preminenza, l’intenzione di prevalere, un atteggiamento direttivo, o almeno il bisogno di prevalere (mettendo in ombra?) le educatrici e non di co-operazione, co-costruzione, co-progettazione. Il mestiere della pedagogista, così come della coordinatrice pedagogica (e in misura minore della coordinatrice) è di saper accompagnare stando nelle retrovie perché il loro compito è quello del buon funzionamento del nido senza sostituirsi all’educatrice (con il rischio per altro di trasmettere – pur inconsapevolmente – un messaggio di svalutazione). 

Quando il colloquio è veramente da considerarsi concluso? 

Una volta salutati i genitori, il modulo compilato viene riposto nell’apposito raccoglitore, il quaderno degli appunti viene chiuso e messo al suo posto, ma il lavoro non è ancora finito. Le informazioni raccolte e le impressioni annotate servono per essere riprese e analizzate. La cosa migliore anzi sarebbe dedicare almeno qualche minuto al confronto ed allo scambio fra le colleghe per rileggere velocemente gli appunti presi e per fare eventuali correzioni e integrazioni: può accadere che una certa affermazione del genitore sia interpretata dalla collega in modo diverso, oppure che la collega rilevi elementi dell’incontro a cui non si era fatto caso. Serve inoltre prestare attenzione a ciò che i genitori hanno detto ma anche a come l’hanno detto, alle modalità in cui sono state riportate le informazioni ed espressi i punti di vista; non devono essere oggetto di giudizio: costituiscono però informazioni che possono essere chiariti nel prossimo futuro.